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Dans cet article je vais vous montrer la puissance de la productivité sans stress pour gérer son temps efficacement.

Nous allons voir ensemble :

  • Comment vous libérer l’esprit pour faire ce que votre cerveau sait vraiment bien faire : penser et résoudre des problèmes.
  • Comment clarifier vos idées et ce que vous pouvez en faire.

Toutes ces astuces sont basées sur le livre Getting Things Done de David Allen.

 

Cercles concentriques de l'eau

Cercles concentriques de l’eau

Quand vous jetez un caillou dans une flaque d’eau, comment réagit l’eau ? L’eau réagit en adéquation avec la masse du caillou et la force avec laquelle il a été lancé. Elle ne réagit ni excessivement ni insuffisamment.

Mais lorsque nous rencontrons des événements stressants dans la vie, nous nous laissons souvent contrôler en provoquant une réaction disproportionnée par rapport à ce qui est nécessaire. Par exemple, si vous êtes enseveli sous une montagne de choses à faire et qu’un courriel s’y ajoute, vous pourriez vous sentir submergé et répondre brusquement. Mais ne serait-ce pas formidable si vous aviez un état d’esprit comme celui de l’eau, et que réagissiez toujours de façon appropriée ?

Pour y arriver, vous devez acquérir un sentiment de contrôle sur tout votre travail, et c’est là qu’intervient la méthode Getting Things Done (GTD). Basé sur des principes simples comme le suivi d’un système complet de listes et la définition d’actions claires et concrètes, la méthode  GTD libère votre cerveau. Vous pourrez ainsi avancer en toute sérénité dans tous vos projets personnels et professionnels.

Une fois que vous aurez ce sentiment de clarté et de contrôle, non seulement vous serez plus productif, mais votre niveau de stress chutera à mesure que vous vous sentirez calme et en contrôle de tout votre travail.

Dans cet article, vous découvrirez comment utiliser la méthode GTD basée sur le livre Getting Things Done.

Vous découvrirez également à quel point vous abusez probablement de votre cerveau ; que ou quoi faire de vos idées et de vos rêves sur le long terme ; et pourquoi être épuisé n’est pas une excuse pour ne pas être productif.

Checklist

Checklist

De nos jours, le travail peut être très agité. Une matinée typique peut ressembler à ceci : Vous êtes en train d’écrire un document lorsqu’un message vous demande de mettre à jour votre logiciel antivirus. Au moment où vous vous apprêtez à le faire, votre tante vous appelle pour vous demander de confirmer votre présence à son repas et, lorsque vous raccrochez, votre patron vous demande de commencer à travailler sur un nouveau document.

C’est à ce moment là que vous pouvez vous poser cette question “Qu’est-ce que j’étais en train de faire ?”

Sollicitations extérieures

Sollicitations extérieures

Dans certains métiers, les personnes peuvent passer leurs journées à jongler avec des dizaines de tâches et de projets à la fois, tout en étant constamment bombardés par d’autres tâches. Pour survivre à cela, la plupart des gens entassent tout dans leur tête, et essayent de garder à l’esprit les informations importantes, les rendez-vous et les tâches à venir.

Malheureusement, cette approche gaspille la capacité du cerveau à penser en l’encombrant avec un fouillis d’informations.

En essayant de se souvenir de tout, on finit par ne plus pouvoir se concentrer entièrement sur notre travail. Notre cerveau essaie de résoudre tous les problèmes non résolus et d’accomplir toutes les tâches stockées.

Ce sont des boucles sans fin qui n’ont pas été bouclées – et votre cerveau vous les rappellera constamment, que vous le vouliez ou non. C’est assez distrayant ; vous ne pouvez pas vous concentrer correctement lorsque des pensées comme « N’oubliez pas de payer la facture d’électricité de ce mois » continuent d’interrompre votre flux.

Comment gérer toutes ses tâches ?

Que pouvez-vous faire pour maîtriser les multiples tâches, réunions et informations pour vous concentrer vraiment sur ce que vous faites ? C’est là que la méthode GTD intervient.

Grâce à cinq étapes, vous pouvez reprendre le contrôle :

  1. Saisissez vos pensées. Au lieu de garder toutes ces idées, tâches, décisions, etc. dans votre tête, vous devez les saisir sur papier ou sous forme numérique.
  2. Définissez clairement ce qu’est chaque item et ce que vous pouvez en faire.
  3. Organisez ces items en une structure de listes.
  4. Réfléchissez à ce qui est important pour vous et passez en revue les items de votre liste.
  5. Faites vos tâches. Choisissez l’action et l’item que vous souhaitez entreprendre à ce moment-là et faites-le.

C’est aussi simple que ça. Avec la méthode GTD vous aurez un plus grand contrôle sur votre travail, ce qui produira de meilleures décisions et plus de flexibilité. Mais avant d’entrer dans les détails de chaque étape du processus GTD, installons votre espace de travail et vos outils.

Exemple d'un bureau organisé avec la méthode GTD

Exemple d’un bureau organisé avec la méthode GTD

Pour appliquer pleinement la méthode GTD, vous avez besoin d’un environnement de travail, d’outils et d’un système de classement adaptés.

Un bon point de départ est d’aménager un lieu de travail où tout le matériel nécessaire est à votre disposition. Ainsi, vous créez un cockpit de contrôle où vous vous sentez toujours à l’aise pour travailler.

Vous pouvez mettre en place des espaces de travail identiques à la maison et au bureau afin d’être aussi efficace dans les deux cas. Si vous passez beaucoup de temps en transit, vous pouvez mettre en place une installation mobile qui vous permet d’accomplir des choses même sur la route. Ne partagez jamais d’espaces de travail avec qui que ce soit pour ne pas à avoir à le reconfigurer à chaque fois que vous voulez vous mettre à travailler.

Le strict minimum dont vous avez besoin est une table ou un bureau. Parmi les outils physiques de base requis, il y a des bacs de rangement pour le papier, du papier, des stylos, des post-it, des trombones, du scotch, une agrafeuse, une étiqueteuse, des chemises, un calendrier et une corbeille à papier. S’ajoute à cela tous les appareils numériques que vous utilisez actuellement pour saisir et organiser des tâches, comme votre téléphone ou votre ordinateur.

Ces outils sont importants pour la mise en place de votre système de classement où vous pouvez stocker des documents, articles, notes, clés, cartes etc. Vous devez disposer d’une version physique et d’une version numérique de ce système de classement.

Ayez de bons classeurs dans lesquels vous pourrez facilement étiqueter et ranger. En général, s’il vous faut plus d’une minute pour classer quelque chose, c’est trop long.

Un simple système de classement de A à Z dans lequel vous classez les choses sous certaines lettres, soit par sujet, personne, projet ou entreprise, est une solution efficace et facile à utiliser. De cette façon, vous limitez les endroits où vous devez chercher des choses. Par exemple, si vous voulez trouver quelque chose que vous avez déposé au sujet du projet Dropshipping que vous faites pour ABC Inc, il vous suffit de vérifier les lettres D et A pour le trouver.

Nettoyer, faire le tri

Nettoyer, faire le tri

Bien sûr, dans votre système numérique, vous pouvez aussi rechercher l’information, mais il est tout de même logique d’organiser l’information de cette façon là.

Enfin, faites le tri de vos fichiers au moins une fois par an pour éviter que le système ne devienne un bazar.

Cette purge ne rend pas seulement le système plus utilisable mais elle vous donne aussi la tranquillité d’esprit. Vous savez que vous pouvez ranger les choses même si vous n’êtes pas sûr d’en avoir besoin car vous ferez un peu de ménage plus tard quand vous pourrez jeter les choses.

Les 5 étapes de la méthode GTD pour s’organiser et gérer son temps

Maintenant que votre cockpit est prêt, plongeons dans le déroulement du travail en cinq étapes de la méthode GTD, à commencer par la phase de saisie. 

Première étape : la phase de saisie

La première étape cruciale du processus de travail GTD est de saisir tous vos items dans des outils de collecte, c’est-à-dire des endroits en dehors de votre esprit où vous pouvez noter des informations et des idées. Notez tout ce que vous devez faire ainsi que toutes vos prises de décisions à faire. Il peut s’agir par exemple d’une idée d’entreprise que vous avez eue pendant votre pause déjeuner, de la finalisation d’un projet au travail, de l’achat d’un cadeau d’anniversaire à un ami, du désir de lire sur l’art moderne ou encore de réparer votre montre cassée.

Ne vous inquiétez pas de l’importance ou de la pertinence des éléments lorsque vous les notez – l’important est qu’ils doivent tous être saisis à un endroit où vous savez que vous pourrez les retrouver plus tard. Même la plus petite tâche ne devrait être laissée dans votre cerveau car elle occupe de la place et consomme de l’énergie.

Le gros avantage de cela est que si, par exemple, vous écrivez un courriel et que vous vous rappelez que vous devez payer la facture d’électricité, vous avez simplement à prendre note de la tâche puis continuer à vous concentrer sur le courriel.

Vos outils de collecte peuvent prendre différentes formes selon ce qui vous convient : cahiers, listes sur votre ordinateur ou même boîtes où vous pouvez mettre des objets et des papiers. 

Evernote, une solution numérique pour tout enregistrer

Evernote, une solution numérique pour tout enregistrer

Vous pouvez aussi utiliser une combinaison de ces outils, à condition que cela n’embrouille pas les choses ; l’idée principale est de rester simple. Une bonne règle de base est d’avoir le moins d’outils de collecte possible, mais autant que vous le jugez personnellement nécessaire.

Quel que soit le nombre d’outils dont vous disposez, assurez-vous de toujours garder vos outils de collecte à portée de main, car vous devrez pouvoir y accéder où que vous soyez.

Une bonne façon de commencer est de passer en revue toutes vos tâches, idées, pensées, plans et de les intégrer à vos outils de collecte. Cela peut prendre un certain temps la première fois mais votre cerveau ne vous harcèlera et ne vous distraira plus avec des tâches.

Mais la méthode GTD ne fonctionne que si vous videz périodiquement vos outils de collecte. Sinon, ils finiront par se retrouver avec un tas d’objets non organisés et votre cerveau commencera rapidement à se méfier d’eux. Votre cerveau s’inquiétera alors à nouveau sur des tâches et vous les rappellera constamment. Ce serait comme revenir à la case départ.

C’est pourquoi vous devez vider les outils de collecte une fois par semaine en faisant deux choses : clarifier ce qu’est chaque items et organiser les items aux bons endroits. Voyons d’abord l’étape de clarification.

Deuxième étape : la clarification des items

Tout à l’heure je vous ai dit que vous n’avez pas besoin de penser aux éléments que vous notez ? Eh bien, maintenant, c’est le cas. Commencez par examiner chaque items et posez-vous simplement la question : « Qu’est-ce que c’est ? » La chose la plus importante à vérifier ici est de savoir si vous devez faire une action au sujet de tel item.

Si l’item ne peut faire l’objet d’une action, il n’y a que trois possibilités :

  1. L’item n’est plus nécessaire, il peut être supprimé.
  2. Aucune mesure n’est nécessaire pour l’instant, mais vous devriez peut-être faire quelque chose à ce sujet plus tard.
  3. Il s’agit de renseignements dont vous pourriez avoir besoin plus tard, comme le budget d’un projet que vous prévoyez entreprendre.

Mais si l’item peut faire l’objet d’une action, vous devez vous demander quel est le résultat final souhaité.

S’il faut prendre plusieurs mesures pour atteindre ce résultat, il s’agit d’un projet. Par exemple, un projet serait « Organiser une fête d’anniversaire pour Julien. » Vous devez ensuite vous demander quelle est l’action suivante pour cet élément ou ce projet. C’est la prochaine chose action que vous pouvez faire pour faire avancer la question. Ainsi, par exemple, « Appeler Camille » ou « Acheter de la peinture » sont des actions concrètes, mais « Effectuer des recherches et présenter les résultats sur les clients » ne l’est pas.

3 chemins, 3 options

3 chemins, 3 options

Une fois que vous avez identifié quelque chose comme une action suivante, vous avez trois options :

  1. L’action dure moins de deux minutes, faites-la immédiatement, avant de passer à l’item suivant. Cela prendrait plus de temps de lister ce si petit item que de le faire immédiatement.
  2. Elle dure plus de deux minutes ? demandez-vous si vous êtes la bonne personne pour le faire. Si ce n’est pas le cas, déléguez à la bonne personne.
  3. Si vous êtes la bonne personne pour effectuer l’action mais que cela prendrait plus de deux minutes, reportez-la. Nous en apprendrons plus à ce sujet dans la suite de l’article.

Vider régulièrement votre outil de collecte de cette façon vous aidera à atteindre une productivité fiable et sans stress.

Troisième étape : l’organisation des items

Maintenant que vous avez clarifié ce qu’est chaque item, il est temps de passer à l’étape de l’organisation de la méthode GTD. C’est ici que la magie opère.

La plupart des listes de choses à faire traditionnelles ne fonctionnent pas car elles manquent d’organisation et deviennent rapidement un méli-mélo de tâches, de rappels, de pensées et d’informations où il est impossible de trouver les éléments vraiment réalisables.

Revenons d’abord sur les choix effectués à l’étape de la clarification.

Comme nous l’avons déjà dit, les éléments sans valeur future sont supprimés et les items qui peuvent être remplis en deux minutes ou moins sont à faire immédiatement.

Mais qu’en est-il de tout le reste, où finissent-ils ?

Si un item est réalisable en plusieurs étapes, il s’agit d’un projet et se retrouve dans votre liste de projets. Les projets peuvent varier considérablement en taille, de « Ecrire un roman » à « Fixer des lumières dans le salon ».

Si un item est une simple action que vous déléguez à quelqu’un d’autre, il devrait aller sur une liste d’attente.

Si un item est une action unique que vous reportez, vous avez deux nouveaux choix : soit il va dans votre calendrier, soit il va dans une liste d’actions suivantes.

Gérer son temps avec un calendrier

Gérer son temps avec un calendrier

Votre calendrier est destiné à des actions ou des informations spécifiques à une heure ou à une date, comme « Rendez-vous chez le dentiste à 9h ».

Les listes d’actions suivantes sont l’endroit où toutes vos tâches se terminent. Comme il n’est pas pratique d’avoir une longue liste avec des centaines d’éléments, vous pouvez diviser ces listes par contexte. Par exemple, des éléments comme « Email Didier » ou « Chercher le prix d’une croisière » pourraient figurer sur une liste “à faire sur l’ordinateur”, alors que les appels à passer pourraient être assignés à une liste “à faire sur le téléphone”.

Si un item n’est pas actionnable mais que vous pouvez avoir besoin de faire quelque chose à ce sujet plus tard, il va sur une liste Un de ces jours/Peut-être, qui est réservée aux éléments que vous ne voulez pas vous engager dans le moment mais aussi ne voulez pas oublier, comme « Apprendre l’espagnol ». Vous pouvez aussi avoir des listes similaires avec des sujets plus spécifiques comme « Films à regarder » ou « Livres à lire ».

Si un item peut devenir une information utile plus tard, elle entre en stock comme item de référence. Cela pourrait signifier par exemple “coller un menu de votre restaurant préféré dans votre classeur” ou “sauvegarder un feedback de travail de votre patron sur votre disque dur”.

Ces listes constituent l’épine dorsale du système GTD, alors avant de passer à la quatrième étape du processus GTD, la réflexion, examinons-les plus en détail.

Une bonne gestion de projet est un élément clé de tout système de productivité.

Dans la méthode GTD, un projet est défini comme un résultat souhaité qui nécessite plusieurs items. Par conséquent, écrire un courriel n’est pas un projet, mais organiser une grande réunion ou planifier des vacances l’est. Vos projets doivent être stockés dans une liste de projets. C’est dans cette liste que vous devriez noter tous les projets qui doivent être terminés dans un proche avenir.

Lorsque vous passez en revue cette liste chaque semaine, vous devriez toujours vous assurer que chaque projet a une prochaine action claire et concrète, car c’est elle qui fait avancer le projet vers son achèvement.

Toujours insister sur la définition d’une prochaine action physique et visible peut être une habitude profondément puissante qui fait avancer vos projets à une vitesse surprenante. Si vous voyez sur votre liste une vague action comme « faire réparer ma voiture », une partie de votre cerveau a le sentiment que la clarté manque et abandonne.

Mais si vous demandez « Quelle est la prochaine action ? » en quelques secondes, vous comprenez que c’est « la recherche des réparateurs en ligne », qui est beaucoup plus facile à aborder.

Une fois que vous avez identifié une action à entreprendre, elle doit être stockée dans votre calendrier ou dans les listes d’actions suivantes.

Définir les actions suivantes est une habitude si puissante que vous pouvez même l’utiliser en dehors de la gestion de projet.

La planification de grands projets peut être une tâche intimidante. Le but de la planification est de réfléchir et de planifier toutes les étapes à l’avance, mais que faire si vous n’avez pas encore d’objectif final concret en tête ? Comment pouvez-vous planifier votre projet alors ?

Personne en train de réfléchir

Personne en train de réfléchir

La méthode de planification naturelle est censée refléter la façon dont vous planifiez les choses dans votre vie quotidienne.

Par exemple, comment avez-vous planifié votre dernier repas à l’extérieur ? Le but de ce projet était de satisfaire votre faim. Vous avez aussi pensé à quel type de nourriture vous aimeriez. À ce stade, vous avez commencé à trouver des solutions  comme « Commander une pizza », « Cuisiner un repas » ou « Manger au restaurant La Scala ». Une fois que vous avez cette vision d’ensemble, votre esprit s’est naturellement mis à réfléchir à des idées et des questions autour de cela, comme par exemple « Devrais-je faire une réservation ? », « Est-ce ouvert ?”

Puis, probablement sans même vous en rendre compte, vous avez commencé à organiser ces idées. Par exemple, vous avez peut-être réalisé que vous deviez d’abord vérifier si le restaurant était ouvert, puis faire une réservation et ensuite régler le transport. Il s’en est suivi une action concrète : appeler le restaurant pour vérifier ses heures d’ouverture et faire une réservation.

Ce processus était naturel et facile, n’est-ce pas ? Comment se fait-il que planifier des projets plus formels au travail soit si difficile ?

Voici les 5 étapes pour planifier un projet de façon naturelle :

  1. Commencez par déterminer pourquoi vous entreprenez ce projet. Quel est son but ? Répondre à cette question présente de nombreux avantages. Si vous comprenez le pourquoi, vous pouvez alors faire des choix plus éclairés.
  2. Envisagez le résultat que vous souhaitez atteindre en vous demandant à quoi ressemblera le projet lorsqu’il sera terminé. Définir l’objectif de cette façon vous aide à vous concentrer sur celui-ci et à l’atteindre.
  3. Faites un remue-méninges pour trouver des idées sur la façon d’y arriver. Une fois que vous aurez compris votre objectif, les idées commenceront automatiquement à surgir dans votre tête. Ne vous arrêtez pas encore pour les juger, laissez-les circuler librement, mais assurez-vous de les toutes les saisirs. Dans le cadre d’un véritable remue-méninges, optez pour la quantité, pas pour la qualité. Cela maximise les chances que certaines de vos idées soient bonnes.
  4. Organisez vos idées. Identifiez les plus importantes et triez-les. Les façons possibles de trier les choses sont soit en fonction de l’ordre dans lequel elles s’assemblent naturellement, soit en fonction de l’ordre dans lequel les choses doivent se passer, soit en fonction des priorités.
  5. Définir la prochaine action physique visible qui fera avancer le projet. Si votre projet comporte de nombreuses composantes, demandez-vous si vous ou quelqu’un d’autre pourrait faire quelque chose à ce sujet maintenant, et créez les prochaines actions en fonction de cela.

La puissance de ce processus simple en 5 étapes étonne souvent les gens lorsqu’ils l’utilisent pour la première fois.Vous voulez essayer ? Pensez à un projet que vous aimeriez entreprendre, prenez un stylo et du papier et commencez par vous demander pourquoi vous entreprenez ce projet.Vous saurez que votre plan de projet est prêt lorsque vous vous sentirez en confiance et qu’il n’entrera plus dans vos pensées. Si vous avez encore des doutes sur le résultat ou les prochaines actions, vous vous retrouverez probablement en train d’y penser, ce qui est un signe que vous n’avez pas encore terminé.

De nombreuses personnes se fient à des listes de tâches quotidiennes pour gérer leur productivité, mais cette approche laisse beaucoup à désirer. De telles listes ont tendance à échouer parce que vous ne pouvez pas vraiment savoir à l’avance ce que vous êtes capable de compléter dans une journée donnée. Par conséquent, ces listes mènent à une planification irréaliste.

Une méthode beaucoup plus efficace est de travailler avec un calendrier et une ou plusieurs listes d’actions suivantes.

Commençons par le calendrier. Il n’a qu’un seul but : respecter les rendez-vous. Il fournira une structure fixe pour planifier le reste de vos activités, et il ne devrait contenir que les types d’éléments suivants :

  • Actions ponctuelles, comme les rendez-vous chez le médecin.
  • Activités spécifiques au jour le jour, comme appeler une collègue à un moment donné au cours de telle journée.
  • Informations spécifiques au jour le jour, comme les dossiers que vous devez apporter avec vous au rendez-vous chez le médecin.
  • Aucune autre tâche ne peut être inscrite au calendrier, car elle ne fera que diluer l’importance des éléments qui sont vraiment spécifiques à une heure ou à un jour.
Liste d'actions

Liste d’actions

Toutes les autres tâches ou actions concrètes doivent être mises sur votre liste d’actions suivantes.  C’est ici que vous mettez tous les éléments qui prennent plus de deux minutes à compléter. Selon le nombre de tâches que vous avez sur la liste, il peut être utile de les classer en plusieurs listes selon le contexte (par exemple, « au téléphone », « au supermarché » ou « à l’ordinateur »). Si vous triez vos tâches par contexte, vous saurez ce que vous pouvez faire, que ce soit à votre bureau, lors d’une réunion ou en attendant à l’aéroport.

Lorsque nous arrivons à l’étape “Agir” dans le processus GTD, cette liste vous permettra de décider rapidement quelle tâche faire quand vous avez le temps de vous occuper de quelque chose.

Comme nous l’avons déjà dit, tous les projets en cours devraient être énumérés dans la liste des projets. Lorsque vous utilisez la liste Action suivante, vous pouvez vous assurer que vous travaillez constamment sur des tâches qui rapprochent vos projets un de leur but.

Mais le plus souvent, il faut aussi compter sur les autres. Par exemple, vous devrez peut-être attendre les commentaires d’un collègue pour votre présentation ou avoir des nouvelles d’un hôtel concernant la disponibilité des chambres. Cela ne signifie pas pour autant qu’il faille renoncer à tout contrôle sur l’avancement des projets concernés.

Chaque fois que vous dépendez du travail d’autres personnes – par exemple, si vous attendez que votre collègue vous envoie des données pour votre présentation – il vaut la peine de conserver une liste d’attente. C’est ici que vous notez tout ce que les autres personnes ont à vous livrer, ainsi que leurs échéances.

Si vous révisez et mettez à jour cette liste chaque semaine, vous remarquerez que quelqu’un n’a pas tenu sa promesse de s’occuper d’une certaine tâche dans un certain laps de temps. Dans ce cas, vous avez maintenant une nouvelle tâche concrète : vous devez le lui rappeler. Ce rappel peut prendre la forme d’un courriel, d’un bref appel téléphonique ou d’une visite au bureau de votre collègue pour lui rappeler les données qu’elle devait envoyer. Si cela prend moins de deux minutes, faites-le immédiatement. Si ce n’est pas le cas, inscrivez-le sur une liste d’actions suivantes.

Quatrième étape : réfléchir à ce qui est important pour vous

Une autre composante importante de la méthode GTD est la liste Un de ces jours/Peut-être. Tout ce qui n’est pas éligible pour les listes d’Actions ou de Projets Suivants va sur cette liste. Elle contient tout ce que vous n’avez pas encore réussi à traduire en idées ou en tâches concrètes.

Typiquement, la liste Un de ces jours/Peut-être peut être composé de choses à acheter ou à construire pour votre maison, des voyages que vous souhaitez faire, des compétences que vous souhaitez apprendre et ainsi de suite, avec des items comme « Apprendre l’Espagnol ».

Même si le nom peut faire penser à une liste de choses moins importantes, ne sous-estimez pas les avantages de la liste Un de ces jours/Peut-être. Elle vous aide à suivre les idées de projets qui pourraient être extrêmement importantes à l’avenir, et vous serez peut-être surpris de constater que, souvent, vous finissez par en réaliser un grand nombre.

Liste en sous-catégorie

Liste en sous-catégorie

 

Vous pouvez également diviser la liste en sous-catégories comme les films à regarder, les vins à déguster et les choses à faire avec vos enfants.

Comme pour toutes les listes GTD, la liste Un de ces jours/Peut-être doit être révisée et mise à jour régulièrement si vous voulez en faire un usage efficace.

Une autre façon de vous rappeler des items que vous voudrez peut-être consulter à l’avenir est de conserver un fichier de rappel, ainsi nommé parce qu’il peut être utilisé pour « rappeler » votre mémoire en vous permettant de vous « envoyer » l’information dont vous avez besoin au moment précis.

Le fichier de rappel est un système de fichiers physique très précis et logique composé de 43 fichiers : 31 pour les 31 prochains jours et 12 pour les 12 prochains mois. Les dossiers quotidiens sont placés devant le dossier mensuel. En supposant qu’aujourd’hui est le 2 mai, vous auriez les fichiers 3 à 31 en haut du système, suivis des dossiers du mois, à partir de juin.

Dans chaque dossier, vous pouvez placer des éléments pertinents pour ce jour ou ce mois, comme les documents de voyage pour un voyage que vous prévoyez d’effectuer. Chaque jour, vous mettez les documents, les rappels ou les articles que vous vous êtes  » rappelés  » pour ce jour spécifique dans votre tiroir, puis vous déplacez le dossier du jour pour qu’il arrive après le dossier du mois suivant. Lorsque vous atteignez le seuil du dossier du premier mois, vous transférez toutes les notes que vous avez envoyées vous-même pour ce mois dans les 31 dossiers quotidiens en fonction du jour concerné.

La partie délicate de ce système est que vous devez l’utiliser et le mettre à jour religieusement, c’est-à-dire tous les jours. Semblables aux listes Action suivante, ces listes vous aident à trouver la bonne information au bon moment. Après tout, les listes sont généralement beaucoup plus fiables que votre propre mémoire.

L’objectif de la méthode GTD est de se sentir détendu et en contrôle de tous vos projets en cours, de les suivre et de s’assurer qu’ils vont de l’avant.

Mais pour ce faire, il est essentiel que votre système de productivité soit à jour et complet en tout temps. Votre esprit ne sera à l’aise et capable de se concentrer pleinement sur la tâche à accomplir que si vous faites confiance à votre système. Et cela signifie qu’il faut l’examiner régulièrement et régulièrement.

Aujourd'hui

Aujourd’hui

Tous les jours, consultez votre calendrier pour connaître l’état du terrain. Si vous participez à des réunions toute la journée, par exemple, cela aura un impact considérable sur ce que vous pouvez faire, et vous devez le savoir avant de pouvoir planifier votre journée.

Ensuite, vérifiez vos listes d’actions suivantes pour comprendre les tâches que vous pourriez faire dans le contexte de cette journée. Si vous passez toute la journée au bureau, vous pouvez vérifier quelles tâches téléphoniques ou informatiques vous pourriez entreprendre.

En plus de cet examen au début de la journée, vous prendrez probablement quelques secondes ici et là pour examiner les listes lorsque l’occasion se présentera – par exemple, si vous vous trouvez à attendre quelque part de façon inattendue.

Mais le véritable cœur du système GTD est l’examen hebdomadaire complet.

Pour commencer, réglez tous les détails de la semaine précédente, nettoyez vos outils de saisie et saisissez toutes les pensées/idées qui pourraient encore vous trotter dans la tête. De plus, passez en revue votre liste d’actions suivantes en cochant les éléments complétés.

Passez ensuite à l’examen de votre calendrier. Vous vous rendez peut-être compte que vous devez préparer quelque chose pour les rendez-vous à venir, et les rendez-vous de la semaine précédente peuvent vous apporter quelques idées que vous souhaitez saisir.

Maintenant, regardez toutes vos autres listes. Y a-t-il un élément sur la liste d’attente qui doit faire l’objet d’un suivi ? Et à quoi ressemble votre liste de projets ? Examinez le statut, les plans et le matériel de chaque projet et assurez-vous qu’ils ont tous au moins une action suivante dans votre système.

Enfin, regardez votre liste Un de ces jours/Peut-être. Certaines questions sont-elles devenues si intéressantes ou pertinentes que vous souhaitez les aborder maintenant ? Si oui, transformez-les en projets. Mais supprimez également les éléments qui ne correspondent plus à vos centres d’intérêt.

Vous devriez prévoir quelques heures pour cet examen hebdomadaire. Comme il est essentiel au succès du système dans son ensemble, vous devriez prendre l’habitude de le mener chaque semaine. Vous pourriez planifier votre revue hebdomadaire sur, disons, un vendredi après-midi, ce qui vous permettrait d’avoir les idées claires en tête avant le weekend.

Cinquième étape : Agir

L’étape finale du processus de la méthode GTD est celle où les choses se font réellement.

Comment choisir ce qu’il faut faire à tel instant ?Principalement, vous devriez faire confiance à votre instinct, mais pour le décomposer de façon plus analytique, il y a 4 critères à considérer :

  1. Que pouvez-vous faire dans le contexte actuel ? Par exemple, si vous n’avez pas de téléphone, vous ne pouvez pas passer d’appels. C’est ici qu’il est profondément utile d’avoir catégorisé vos listes d’actions suivantes, car vous pouvez facilement trouver des tâches réalisables.
  2. Tu as le temps pour quoi ? Si vous n’avez que dix minutes avant votre prochaine réunion, il n’est probablement pas logique de commencer un examen du budget sur plusieurs heures.
  3. Pourquoi as-tu de l’énergie ? Si vous avez passé tout l’après-midi à l’examen du budget éreintant, vous vous sentez probablement fatigué. Mais ce n’est pas une excuse pour ne pas être productif, car vous pouvez toujours faire quelque chose qui n’est pas trop exigeant sur le plan cognitif, comme réserver des vols. Quelle est la tâche la plus prioritaire ? Pour répondre à cette question, vous devez comprendre vos valeurs et vos objectifs.
  4. Pour rester productif où que vous soyez, gardez vos listes avec vous en tout temps. Vous pourrez ainsi profiter de temps d’attente inattendus où que vous soyez.

Pour saisir ce qui est important dans votre vie et votre travail, il est utile de penser en termes d’horizons :

  • Premier horizon – Actions en cours : C’est l’horizon de niveau le plus bas que vous avez, comprenant vos tâches actuelles à faire, les rappels, les courriels à répondre, etc.
  • Deuxième horizon – Projets en cours : Ce sont les projets sur votre liste de projets en ce moment, et ils génèrent la plupart des items sur l’horizon 0.
  • Troisième horizon – Domaines de focalisation et de responsabilités : Les projets que vous entreprenez sont fondés sur les responsabilités et les rôles que vous assumez. Ce sont là des domaines où vous voulez obtenir des résultats. Au travail, il peut s’agir de leadership, de planification stratégique etc. ; à la maison, il peut s’agir de votre santé, de vos finances et de votre famille. Vous ne les « compléterez » jamais, mais ils orientent votre façon d’opérer. Si vous réalisez que vous avez une tâche qui n’est pas représentée dans votre liste de projets, vous pouvez envisager d’ajouter un projet autour de celle-ci.
  • Quatrième horizon – Objectifs d’un à deux ans : Visualisez où vous voulez être dans votre vie d’ici un ou deux ans. Ces objectifs influent sur vos domaines d’intérêt et vos responsabilités. L’obtention d’une promotion au travail est un bon exemple de ce qui se profile à l’horizon.
  • Cinquième horizon – Les visions à long terme : Il s’agit d’une période de trois à cinq ans au cours de laquelle vous devez tenir compte non seulement de ce que vous voulez faire dans la vie, comme votre carrière à long terme ou vos aspirations familiales.
  • Sixième horizon – Le but de la vie : C’est l’ultime perspective d’ensemble, où vous vous demandez pourquoi vous existez ? Quel est votre but dans la vie ? Tous les horizons précédents sont influencés par votre réponse, et toutes les tâches que vous entreprenez doivent vous y conduire.
but

But

Il semblerait rationnel et raisonnable de commencer par le but de votre vie et de descendre de là, mais dans la pratique, une approche ascendante a tendance à mieux fonctionner. Il vous permet d’abord d’éliminer les niveaux les plus délicats de la gestion quotidienne afin d’économiser votre énergie créatrice pour les décisions les plus significatives.

Bien sûr, même après avoir défini ces divers horizons, vous devez les examiner à des intervalles appropriés, allant de tous les jours pour le niveau du sol et annuellement pour les horizons quatre à cinq.

Récapitulons

Le système GTD vous permet d’accomplir un nombre impressionnant de tâches de manière détendue. Il vous donne un contrôle total sur votre travail. Les cinq étapes cruciales du processus GTD sont les suivantes :

  1. Saisissez vos pensées dans des outils de saisie que vous videz régulièrement. Cela vous libère l’esprit pour faire ce que votre cerveau sait vraiment bien faire : penser et résoudre des problèmes.
  2. Clarifiez ce qu’est chaque article et ce que vous pouvez en faire.
  3. Organisez les résultats en une structure de listes, comme votre calendrier et vos projets, les actions suivantes et Un de ces jours/Peut-Être.

Réfléchissez à ce qui est important pour vous et passez en revue les éléments de votre système. C’est essentiel car cela garantit que vous continuez à avoir confiance dans le système.

Complétez vos tâches. Choisissez les mesures que vous pouvez prendre en fonction du contexte, du temps et de l’énergie disponibles, ainsi que de vos priorités.

Cette méthode est très efficace. Je l’utilise partiellement depuis quelques années et elle me permet de rester concentré et focus sur mes projets. Je vous conseille de tirer les avantages de cette méthode pour vous aussi lancer votre business. Si vous voulez en savoir plus sur mes stratégies business, et comment je fais pour avoir une entreprise qui cartonne sur internet, vous pouvez suivre un cours que je vous offre.

C’était Nej Douma de Profiskills, j’attends les plus motivés de l’autre côté. Lancez-vous !

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